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全国版会计从业《电算化》第四章第二节内容讲义

来源:深圳职业技能培训学校 时间:2013-07-24

  第二节 电算化会计账务处理流程

  下面以用友畅捷通T3软件为例,对财务软件处理流程进行系统讲解。

  用友畅捷通T3软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息化需求设计的管理系统。该软件以客户为核心,集产、供、销、财一体解决方案,突出了对关键流程的控制,实现了对主要业务过程的全面管理,其智能化管控平台支持立体综合统计分析,使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌,为企业科学决策提供依据。此外,其易学易用的流程化设计,方便安装的特性,便于广大院校、个人用户学习使用。

  一、总体框架

  (一)总体结构

  T3由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成,本套会计电算化教材所涉及到的模块为总账、财务报表、工资、应收、应付、固定资产系统。

  (二)企业账套建立及系统启用基本操作

  1.操作流程

  企业建账的工作流程如图所示。为了方便操作,会计信息系统中大都设置了建账向导,用来引导用户的建账过程。

  二、系统管理操作

  (一)系统管理使用者

  鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性,因此,对系统管理模块的使用系统予以严格控制。系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(admin)的身份,二是以账套主管的身份。

  1.以系统管理员的身份注册系统管理

  系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作,可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入,可以进行账套的建立、引入和输出(恢复和备份),设置操作员和权限,监控系统运行过程,清除异常任务等。

  系统管理员是系统中权限高的操作员,他要对系统数据安全和运行安全负责。通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令,企业在正确安装应用系统后,应该及时更改系统管理员的密码,以保障系统的安全性。

  2.以账套主管的身份注册系统管理

  账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转),以及该账套操作员权限的设置。

  (二)启动与注册系统管理

  例4-1:

  以系统管理员(admin)的身份启动并注册系统管理。

  (三)增加操作员

  操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统,都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能,只有进行严格的操作分工和权限控制,才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作,另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调,以保证系统的安全与保密。

  只有系统管理员有权限增加操作员。增加系统操作员时,必须明确以下关于操作员的特征信息:编号、姓名、口令和所属部门。

  例4-2:

  (四)建立账套

  建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节,其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作,会计信息系统中大都设置了建账向导,用来引导用户的建账过程。建立企业账套时,需要向系统提供以下表征企业特征的信息,归类如下:

  (1)账套基本信息:包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

  由于在一个会计信息系统中,可以建立多个企业账套,因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的标识。

  账套名称一般用来描述账套的基本特性,可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系,共同来代表特定的核算账套。

  账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置,为方便用户,应用系统中一般预设一个存储位置,称其为默认路径,但允许用户更改。

  账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点,一般要指定年、月。启用日期在次初始设置时设定,一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时,一般还要设置企业的会计期间,即确认会计月份的起始日期和结账日期。

  (2)核算单位基本信息:包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。

  在以上各项信息中,单位全称是必须项,因为发票打印时要使用企业全称,其余情况全部使用企业的简称。

  (3)账套核算信息:包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

  记账本位币是企业必须明确指定的,通常系统默认为人民币,很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求,系统都提供设置外币及汇率的功能。

  企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息,选择不同的企业类型,系统在业务处理范围上有所不同。

  行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发,系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用,在此基础上,用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

  编码方案,又叫编码规则,是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定,以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级,级长是指每级编码的位数。可设置编码方案的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。

  以会计科目编码为例,如果在确定编码方案时,设置会计科目编码规则为4-2-2,意味着企业会计科目编码共分四级,一级会计科目为4位,二级会计科目为2位,三级会计科目编码也为2位。那么在建立会计科目时,就需要遵从以上设置原则,如银行存款各级科目编码示意如下:

  科目名称:银行存款-中行-人民币

  科目级次: 一级 二级 三级

  科目编码: 1002 01 01

  编码规则: 4-2-2

  数据精度:是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中,由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致,有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数,以保证数据处理的一致性。

  例4-3:

  (1)账套信息

  账套号:888;账套名称:北京新瑞科技有限公司;采用默认账套路径;启用会计期:2011年1月;会计期间设置:1月1日至12月31日。

  (2)单位信息

  单位名称:北京新瑞科技有限公司;单位简称:新瑞科技。

  (3)核算类型

  该企业的记账本位币为人民币(RMB);企业类型为工业;行业性质为2007年新会计准则;账套主管为陈力;按行业性质预置科目。

  (4)基础信息

  该企业有外币核算,进行经济业务处理时,需要对存货、客户、供应商进行分类。

  (5)分类编码方案

  科目编码级次:4222

  其他:默认

  (6) 数据精度

  该企业对存货数量、单价小数位定为2。

  (7)系统启用

  “总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。

  (五)权限分配

  根据企业内部控制的要求,系统操作员要有严格的岗位分工,不能越权操作。权限设置就是对允许登录系统的操作员规定操作权限,严禁越权操作的行为发生。

  系统管理员和账套主管,两者都有权设置操作员的权限。所不同的是,系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管,也可以对系统内所有账套的操作员进行授权;而账套主管的权限局限于他所管辖的账套,在该账套内,账套主管默认拥有全部操作权限,可以针对本账套的操作员进行权限设置。

  账套主管自动拥有所在模块的所有操作权限。

  例4-4:

  (1)陈力--账套主管

  负责财务软件运行环境的建立,以及各项初始设置工作;负责财务软件的日常运行管理工作,监督并保证系统的有效、安全、正常运行;负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作;负责报表管理及其财务分析工作。

  具有系统所有模块的全部权限。

  (2)李南—出纳

  负责现金、银行账管理工作。

  具有“总账-出纳签字”权限,具有“现金管理”的全部操作权限。

  (3)刘阳—会计

  负责总账系统的凭证管理工作、客户往来和供应商往来管理工作及报表管理工作。

  具有“总账”、“往来”、“财务报表”的全部权限。

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